home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Diamond Collection / The Diamond Collection (Software Vault)(Digital Impact).ISO / cdr12 / ibb125.zip / IBBOOK.HLP (.txt) < prev    next >
OS/2 Help File  |  1995-02-05  |  57KB  |  1,380 lines
  1.  
  2. ΓòÉΓòÉΓòÉ 1. Overview ΓòÉΓòÉΓòÉ
  3.  
  4. Itty-Bitty Black Book/2 is a personal information manager which may be used to 
  5. store and manipulate the names, address, phone numbers, and other pertinent 
  6. information about groups of individuals.  It is capable of storing up to five 
  7. different groups of people in each phone book.  These groups could be business 
  8. contacts, friends, relatives, Christmas card lists, etc, they are determined 
  9. solely by you.  It is capable of dialing the phone, printing mailing labels, 
  10. printing your personal phone book, or printing index cards for any individual 
  11. or group selected.  It is also capable of utilizing the multimedia features of 
  12. OS/2 by linking to the best of breed software which you specify (requiring 
  13. separate license from that source). 
  14.  
  15. Itty-Bitty Black Book/2 is provided "as is" without any warranties (or 
  16. conditions), expressed or implied with respect to the software, including the 
  17. implied warranties (or conditions) of merchantability and fitness for a 
  18. particular purpose. The entire risk arising out of use or performance of the 
  19. program remains with you.  In no event will the copyright holder be liable for 
  20. any lost profits, lost savings, incidental or indirect damages or other 
  21. economic consequential damages, even if I have been advised of the possibility 
  22. of such damages.  In addition, I will not be liable for any damages claimed by 
  23. you based on any third party claim. 
  24.  
  25.  
  26. ΓòÉΓòÉΓòÉ 2. Tips for using Itty-Bitty Black Book/2 ΓòÉΓòÉΓòÉ
  27.  
  28. o To copy data into the clipboard (COPY) 
  29.  
  30.    Highlight the data to be copied and press <CTRL><INSERT> 
  31.  
  32. o To copy data from the clipboard (PASTE) 
  33.  
  34.    Click on the region where the data is to be pasted and press <SHIFT><INSERT> 
  35.  
  36.  
  37. ΓòÉΓòÉΓòÉ 3. Icon Bar ΓòÉΓòÉΓòÉ
  38.  
  39.  Open a database 
  40.  
  41.  Save current database to disk 
  42.  
  43.  Add a record 
  44.  
  45.  Delete a record 
  46.  
  47.  Change a record 
  48.  
  49.  Search for something 
  50.  
  51.  Repeat search (up) 
  52.  
  53.  Repeat search (down) 
  54.  
  55.  Dial phone 
  56.  
  57.  View a photo 
  58.  
  59.  Hear a voice note 
  60.  
  61.  Print highlighted record 
  62.  
  63.  Copy highlighted record to clipboard 
  64.  
  65.  Help 
  66.  
  67.  
  68. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4. File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  69.  
  70. The File menu contains commands that allow you to create, open, and save data 
  71. files. The following commands appear in the File menu: 
  72.  
  73. New         Creates a new untitled file 
  74.  
  75. Open         Opens an existing file 
  76.  
  77. Import      Brings data into Itty-Bitty Black Book/2 from an external source 
  78.  
  79. Export      Transfers data out of Itty-Bitty Black Book/2 into another format 
  80.  
  81. Save         Saves any changes to the current file 
  82.  
  83. Save As     Saves the current file under a different title 
  84.  
  85. Quit        Exits Itty-Bitty Black Book/2 
  86.  
  87.  
  88. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4.1. File New ΓòÉΓòÉΓòÉ
  89.  
  90. You can create a new phone book by using the File New command.  To create a new 
  91. phone book, do the following: 
  92.  
  93. o Select the File menu item and choose the New command. 
  94.  
  95. The word "Untitled" will then appear in the title bar of the Itty-Bitty Black 
  96. Book/2 window. 
  97.  
  98.  
  99. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4.2. File Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  100.  
  101. You can open a phone book that exists on any drive in any directory by using 
  102. the File Open command. To open a file, do the following: 
  103.  
  104.  1. Select the File menu item and choose the Open command. 
  105.  
  106.  2. A dialog box will then appear showing you a list of files in the current 
  107.     directory. 
  108.  
  109.  3. Select the file to be opened by clicking on the appropriate directory and 
  110.     file names. 
  111.  
  112.  
  113. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4.3. File Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  114.  
  115. You use the File Save command to save changes you've made to your phone book. 
  116. To save changes to the current file, do the following: 
  117.  
  118. o Select the File menu item and choose the Save command. 
  119.  
  120.  
  121. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4.4. File Save As ΓòÉΓòÉΓòÉ
  122.  
  123. You use the File Save As command to name and save your database in a new file. 
  124. To do this, perform the following: 
  125.  
  126.  1. Select the File menu item and choose the Save As command. 
  127.  
  128.  2. A dialog box will then appear showing you a list of files in the current 
  129.     directory. 
  130.  
  131.  3. Select the appropriate directory folder and then type in the new file name. 
  132.  
  133.  
  134. ΓòÉΓòÉΓòÉ 4.5. Quit ΓòÉΓòÉΓòÉ
  135.  
  136. To exit Itty-Bitty Black Book/2, do the following: 
  137.  
  138. o Double Click on the Icon in the upper left-hand corner of the Itty-Bitty 
  139.   Black Book/2 screen. 
  140.  
  141. o Or, Select File Quit from the menu bar. 
  142.  
  143.  
  144. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  145.  
  146.  
  147. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  148.  
  149.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  150.     drives on your system. 
  151.  2. Select a drive from the Drive list. 
  152.  3. Select a directory from the Directory list. 
  153.  4. Select a file name from the File list or type in a file name and select the 
  154.     Open pushbutton to display the file you want to edit. 
  155.  
  156. For specific help, select a topic below. 
  157.  
  158.  
  159. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  160.  
  161. File name           Type of file 
  162. Drive               File 
  163. Directory           Open pushbutton 
  164.  
  165.  
  166. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  167.  
  168.  
  169. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  170.  
  171. Type the name of the file you want to open in the File name field and select 
  172. the Open pushbutton. 
  173.  
  174. For more help, select a topic below. 
  175.  
  176.  
  177. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  178.  
  179. File name           Type of file 
  180. Drive               File 
  181. Directory           Open pushbutton 
  182.                     General help 
  183.  
  184.  
  185. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  186.  
  187.  
  188. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  189.  
  190. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  191. available file types.  The sample has set this field for all file types. 
  192.  
  193. For more help, select a topic below. 
  194.  
  195.  
  196. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  197.  
  198.  
  199. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  200.  
  201. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  202. contains the files you want to edit. 
  203.  
  204. For more help, select a topic below. 
  205.  
  206.  
  207. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  208.  
  209.  
  210. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  211.  
  212. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  213. Directory list.  Select the file you want to open. 
  214.  
  215. For more help, select a topic below. 
  216.  
  217.  
  218. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  219.  
  220.  
  221. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  222.  
  223. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  224. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  225. box. 
  226.  
  227. For more help, select a topic below. 
  228.  
  229.  
  230. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  231.  
  232.  
  233. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Open ΓòÉΓòÉΓòÉ
  234.  
  235. Select the Open pushbutton to display the file you want to edit. 
  236.  
  237. For more help, select a topic below. 
  238.  
  239.  
  240. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  241.  
  242. Use Save to store the file you are editing.  After the file is saved, the text 
  243. remains in the window so that you can continue editing it. 
  244.  
  245. Note:  If you are editing a new file, select the Save or Save as choices to 
  246.        display the Save as pop-up so that you can name the file you are 
  247.        editing.  A file must have a title to be saved. 
  248.  
  249.  
  250. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  251.  
  252. Use Save as to name and save a new file or to save an existing file under a 
  253. different name, in a different directory, or on a different disk. 
  254.  
  255.  
  256. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  257.  
  258.  
  259. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save as ΓòÉΓòÉΓòÉ
  260.  
  261.  1. Select the down arrow to the right of the Drive list to display all the 
  262.     drives on your system. 
  263.  2. Select a drive from the Drive list. 
  264.  3. Select a directory from the Directory list. 
  265.  4. Type the name of the file you want to save in the File name field and 
  266.     select the Save pushbutton. 
  267.  
  268. For specific help, select a topic below. 
  269.  
  270.  
  271. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  272.  
  273. File name           Type of file 
  274. Drive               File 
  275. Directory           Save pushbutton 
  276.  
  277.  
  278. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  279.  
  280.  
  281. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File name ΓòÉΓòÉΓòÉ
  282.  
  283. Type the name of the file you want to save in the File name field and select 
  284. the Save pushbutton. 
  285.  
  286. For more help, select a topic below. 
  287.  
  288.  
  289. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> List of Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  290.  
  291. File name           Type of file 
  292. Drive               File 
  293. Directory           Save pushbutton 
  294. General help 
  295.  
  296.  
  297. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  298.  
  299.  
  300. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Type of file ΓòÉΓòÉΓòÉ
  301.  
  302. Select the down arrow to the right of the Type of file field to display the 
  303. available file types.  The sample has set this field for all file types. 
  304.  
  305. For more help, select a topic below. 
  306.  
  307.  
  308. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  309.  
  310.  
  311. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Drive ΓòÉΓòÉΓòÉ
  312.  
  313. The Drive list displays the drives on your system.  Select the drive that 
  314. contains the files you want to save. 
  315.  
  316. For more help, select a topic below. 
  317.  
  318.  
  319. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  320.  
  321.  
  322. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for File ΓòÉΓòÉΓòÉ
  323.  
  324. The File list displays all the files in the directory you selected from the 
  325. Directory list.  Select the file you want to rename and save. 
  326.  
  327. For more help, select a topic below. 
  328.  
  329.  
  330. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  331.  
  332.  
  333. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  334.  
  335. The Directory list displays the directories on the selected drive.  Select a 
  336. directory to display the list of files from that directory in the File list 
  337. box. 
  338.  
  339. For more help, select a topic below. 
  340.  
  341.  
  342. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  343.  
  344.  
  345. ΓòÉΓòÉΓòÉ <hidden> Help for Save ΓòÉΓòÉΓòÉ
  346.  
  347. Select the Save pushbutton to save the file to the drive and directory you 
  348. selected and with the file name you specified. 
  349.  
  350. For more help, select a topic below. 
  351.  
  352.  
  353. ΓòÉΓòÉΓòÉ 5. Update ΓòÉΓòÉΓòÉ
  354.  
  355. The Update menu has commands which allow you to create new records, delete 
  356. unneeded records, and change existing records.  The following commands appear 
  357. in the Update menu: 
  358.  
  359. Add a record         Creates a new entry in the database 
  360.  
  361. Delete a record      Removes an unneeded entry in the database 
  362.  
  363. Change a record      Changes an existing record in the database 
  364.  
  365.  
  366. ΓòÉΓòÉΓòÉ 6. Add a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  367.  
  368. You can create a new entry in the database by using Add a record. To do so, 
  369. perform the following steps: 
  370.  
  371.  1. Select the Update menu item and choose the Add a record command. 
  372.  
  373.  2. Fill-in the record as appropriate 
  374.  
  375.  3. Select whatever group the person is a member of. 
  376.  
  377.  4. Press Add to update the database or press Cancel to abort the procedure. 
  378.  
  379.  5. When adding or changing a record it is easier to skip filling-in the City 
  380.     and State fields and just fill in the Zip field (assuming you have 
  381.     previously used this City/State/Zip set).  When you click next with the 
  382.     left button Itty-Bitty Black Book/2 will search for the City and State 
  383.     which match this Zip and fill in the blanks (assuming you have left the 
  384.     fields blank).  If the fields are not blank and you would like to change 
  385.     the City and State to match the Zip then double click the right button on a 
  386.     non-pulldown entry field. 
  387.  
  388.    o If you do not want the data which is selected in any of the pull-down 
  389.      entry fields simply press the <DELETE> key while it is highlighted. 
  390.  
  391.    o The data used for this action is the first record in the database which 
  392.      matches the Zip code, therefore, if the information which is brought up is 
  393.      incorrect I suggest you search the database for the Zip code and select 
  394.      Find First (after setting the search string in the original Find command). 
  395.      Then you should Change the errant record. 
  396.  
  397.  6. You may continue adding records until all names are entered, press Add 
  398.     after you have entered the data for each record (including the last) and 
  399.     then press Cancel to take you back to the main menu. 
  400.  
  401.  
  402. ΓòÉΓòÉΓòÉ 7. Delete a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  403.  
  404. You can permanently remove an entry from the database by using Delete a record. 
  405. To do so, perform the following steps: 
  406.  
  407.  1. Select the record you wish to delete by highlighting it with the horizontal 
  408.     scroll bar. 
  409.  
  410.  2. Select the Update menu item and choose the Delete a record command. 
  411.  
  412. Warning: Once a record is deleted there is no method of retrieving it. 
  413.  
  414.  
  415. ΓòÉΓòÉΓòÉ 8. Change a record ΓòÉΓòÉΓòÉ
  416.  
  417. You can change the contents of a record by using the Change a record command. 
  418. To do so, perform the following steps: 
  419.  
  420.  1. Select the record you wish to change by highlighting it with the horizontal 
  421.     scroll bar. 
  422.  
  423.  2. Select the Update menu item and choose the Update a record command. 
  424.  
  425.  3. Change the data as appropriate 
  426.  
  427.  4. When adding or changing a record it is easier to skip filling-in the City 
  428.     and State fields and just fill in the Zip field (assuming you have 
  429.     previously used this City/State/Zip set).  When you click next with the 
  430.     left button Itty-Bitty Black Book/2 will search for the City and State 
  431.     which match this Zip and fill in the blanks (assuming you have left the 
  432.     fields blank).  If the fields are not blank and you would like to change 
  433.     the City and State to match the Zip then double click the right button on a 
  434.     non-pulldown entry field. 
  435.  
  436.    o If you do not want the data which is selected in any of the pull-down 
  437.      entry fields simply press the <DELETE> key while it is highlighted. 
  438.  
  439.    o The data used for this action is the first record in the database which 
  440.      matches the Zip code, therefore, if the information which is brought up is 
  441.      incorrect I suggest you search the database for the Zip code and select 
  442.      Find First (after setting the search string in the original Find command). 
  443.      Then you should Change the errant record. 
  444.  
  445.  5. Press Change to update the database or press Cancel to abort the procedure. 
  446.  
  447.  6. You may continue changing records until you have made all desired changes, 
  448.     press Change after each record is changed (including the last) and then 
  449.     press Cancel to take you back to the main menu. 
  450.  
  451.  
  452. ΓòÉΓòÉΓòÉ 9. Search ΓòÉΓòÉΓòÉ
  453.  
  454. The Search menu has commands which allow you to locate a record which has as 
  455. any field or substring within any field the string specified. 
  456.  
  457. Find        Specify a substring to search for, and locate the next occurance 
  458.             within the database. 
  459.  
  460. Find Prev   Locate the substring specified by the Find command closest to the 
  461.             current pointer in the reverse direction. 
  462.  
  463. Find Next   Locate the substring specified by the Find command closest to the 
  464.             current pointer in the forwards direction. 
  465.  
  466. Find First  Locate the first occurance in the database of the substring 
  467.             specified by the Find command. 
  468.  
  469. Find Last   Locate the last occurance in the database of the substring 
  470.             specified by the Find command. 
  471.  
  472.  
  473. ΓòÉΓòÉΓòÉ 10. Find ΓòÉΓòÉΓòÉ
  474.  
  475. Specify a substring to search for, and locate the next occurance within the 
  476. database. 
  477.  
  478. o The substring is initially set to a blank value on program initiation, 
  479.   however, once it is entered the program will remember that value until it is 
  480.   either changed or the program is terminated. 
  481.  
  482. o The default value for searches is case insensitive, for example the search 
  483.   string abc will match the string This is a test of our ABC's. 
  484.  
  485. o Case sensitive searches may be turned on by placing a check mark in the Case 
  486.   Sensitive block.  In this case the prior example would NOT produce a match. 
  487.  
  488. o Only the group currently displayed on the screen is searched, data which does 
  489.   not belong to this group is not searched. 
  490.  
  491. o All records within a database entry are searched for a match, not just those 
  492.   displayed on the screen.  Searches should not be made which span more than 
  493.   one record within a database entry, said searches will produce unreliable 
  494.   results. 
  495.  
  496.  
  497. ΓòÉΓòÉΓòÉ 11. Find Prev ΓòÉΓòÉΓòÉ
  498.  
  499. Locate the substring specified by the Find command closest to the current 
  500. pointer in the reverse direction. 
  501.  
  502.  
  503. ΓòÉΓòÉΓòÉ 12. Find Next ΓòÉΓòÉΓòÉ
  504.  
  505. Locate the substring specified by the Find command closest to the current 
  506. pointer in the forwards direction. 
  507.  
  508.  
  509. ΓòÉΓòÉΓòÉ 13. Find First ΓòÉΓòÉΓòÉ
  510.  
  511. Locate the first occurance in the database of the substring specified by the 
  512. Find command. 
  513.  
  514.  
  515. ΓòÉΓòÉΓòÉ 14. Find Last ΓòÉΓòÉΓòÉ
  516.  
  517. Locate the last occurance in the database of the substring specified by the 
  518. Find command. 
  519.  
  520.  
  521. ΓòÉΓòÉΓòÉ 15. Dial ΓòÉΓòÉΓòÉ
  522.  
  523. The Dial feature attempts to dial the phone based upon parameters established 
  524. by the Setup Dialing feature. 
  525.  
  526. o The Speaker Volume, Dialing Duration, and the Time Between Dials are all 
  527.   dynamically changeable. This is accomplished be selecting the new value 
  528.   desired and then pressing the Enable Changes button. The Speaker Volume 
  529.   change will take effect the next time dialing is begun (redial), the other 
  530.   parameters change immediately. 
  531.  
  532. o The Dial Extension button is a bit tricky.  It is disabled when you are 
  533.   either dialing a home phone number or a work number for which there is no 
  534.   extension listed. If you are dialing an extension you must PICK UP THE PHONE 
  535.   prior to pressing Dial Extension. This is not a bug but rather a weakness in 
  536.   most modems' command sets. When the extension starts to ring press Pick Up 
  537.   Phone/Quit. This program is unable at this time to autodial an extension. 
  538.  
  539. o The Pick Up Phone/Quit button may be used either when the phone is 
  540.   ringing/the called party answers, be alert that there will be a 2 second 
  541.   delay between when you press this button and the modem releases the line to 
  542.   the phone, or when you wish to cease dialing the party being called. 
  543.  
  544.  
  545. ΓòÉΓòÉΓòÉ 16. Print ΓòÉΓòÉΓòÉ
  546.  
  547. The Print menu allows you to print either the currently highlighted entry or 
  548. all entries in the currently displayed group. 
  549.  
  550. Label Prints the entry currently highlighted using specifications determined by 
  551.      the Setup Printing Labels function. 
  552.  
  553. Label to Clipboard Copies the entry currently highlighted using specifications 
  554.      determined by the Setup Printing Labels function to the Clipboard where 
  555.      the data can be copied into other applications. 
  556.  
  557. All Labels Prints the currently displayed group using specifications determined 
  558.      by the Setup Printing Labels function. 
  559.  
  560. As Displayed on Screen Prints the entry currently highlighted using 
  561.      specifications determined by the Setup Display function to the printer. 
  562.  
  563. As Displayed on Screen to Clipboard Copies the entry currently highlighted 
  564.      using specifications determined by the Setup Display function to the 
  565.      Clipboard where the data may be copied into other applications. 
  566.  
  567. Address Book Prints all entries in the currently displayed group using 
  568.      specifications determined by the Setup Printing Address Book function. 
  569.  
  570. Individual Card Prints the entry currently highlighted using specifications 
  571.      determined by the Setup Printing Card File function. 
  572.  
  573. All Cards Prints all entries in the currently displayed group using 
  574.      specifications determined by the Setup Printing Card File function. 
  575.  
  576.  
  577. ΓòÉΓòÉΓòÉ 17. Print Label ΓòÉΓòÉΓòÉ
  578.  
  579. Prints the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  580. Setup Printing Labels function. 
  581.  
  582.  
  583. ΓòÉΓòÉΓòÉ 18. Print Label to Clipboard ΓòÉΓòÉΓòÉ
  584.  
  585. Copies the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  586. Setup Printing Labels function to the Clipboard where the data can be copied 
  587. into other applications. 
  588.  
  589.  
  590. ΓòÉΓòÉΓòÉ 19. Print All Labels ΓòÉΓòÉΓòÉ
  591.  
  592. Prints the currently displayed group using specifications determined by the 
  593. Setup Printing Labels function. 
  594.  
  595.  
  596. ΓòÉΓòÉΓòÉ 20. Print As Displayed on Screen ΓòÉΓòÉΓòÉ
  597.  
  598. Prints the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  599. Setup Display function to the printer. 
  600.  
  601.  
  602. ΓòÉΓòÉΓòÉ 21. Print As Displayed on Screen to Clipboard ΓòÉΓòÉΓòÉ
  603.  
  604. Copies the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  605. Setup Display function to the Clipboard where the data may be copied into other 
  606. applications. 
  607.  
  608.  
  609. ΓòÉΓòÉΓòÉ 22. Print Address Book ΓòÉΓòÉΓòÉ
  610.  
  611. Prints all entries in the currently displayed group using specifications 
  612. determined by the Setup Printing Address Book function. 
  613.  
  614.  
  615. ΓòÉΓòÉΓòÉ 23. Print Individual Card ΓòÉΓòÉΓòÉ
  616.  
  617. Prints the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  618. Setup Printing Card File function. 
  619.  
  620.  
  621. ΓòÉΓòÉΓòÉ 24. Print All Cards ΓòÉΓòÉΓòÉ
  622.  
  623. Prints all entries in the currently displayed group using specifications 
  624. determined by the Setup Printing Card File function. 
  625.  
  626.  
  627. ΓòÉΓòÉΓòÉ 25. Print Envelope ΓòÉΓòÉΓòÉ
  628.  
  629. Prints the entry currently highlighted using specifications determined by the 
  630. Setup Printing Envelopes function. 
  631.  
  632.  
  633. ΓòÉΓòÉΓòÉ 26. Setup ΓòÉΓòÉΓòÉ
  634.  
  635. The Setup function is responsible for how information is displayed on the 
  636. screen, how phone numbers are dialed, and how information is printed. 
  637.  
  638. Display      Determine record types (and their sequence) displayed, set group 
  639.              names, and determine which group(s) is displayed. 
  640.  
  641. Dialing      Determine if Pulse/Tone dialing method is used and set the COM 
  642.              Port to which the modem is attached. 
  643.  
  644. Printing (Labels) Determine label making parameters and set printer port. 
  645.  
  646. Printing (Address Book) Determine address book printing parameters and set 
  647.              printer port. 
  648.  
  649. Printing (Card File) Determine card file printing parameters and set printer 
  650.              port. 
  651.  
  652. Printing (Envelopes) Determine envelope printing parameters. 
  653.  
  654. Sort Order   Determine display, printing, exporting order of the database. 
  655.  
  656. Registration Data Load key provided to registered users which enables telephone 
  657.              support and disables program termination messages.  This feature 
  658.              is grayed-out once a key has been successfully loaded as it is no 
  659.              longer needed. 
  660.  
  661.  
  662. ΓòÉΓòÉΓòÉ 27. Setup Display ΓòÉΓòÉΓòÉ
  663.  
  664. Determine field types displayed, set group names, and determine which group(s) 
  665. is displayed. 
  666.  
  667. o Select the order that you wish to see a field displayed in the Display 
  668.   Sequence section.  If you do not want a certain field displayed (such as Work 
  669.   Phone) place a 0 by it and it will not be shown on screen.  This is for the 
  670.   quick display view only, you may still use this field to hold data.  It does 
  671.   not affect the data, searches upon the data, or the printing of labels. 
  672.  
  673. o If you select Last Name to immediately follow First Name, the fields will be 
  674.   concatenated together producing a natural looking name, e.g. if First Name is 
  675.   2 and Last Name is 3 then the names will be concatenated. However, if First 
  676.   Name is 3 and Last Name is 2 they will appear in columns like all other 
  677.   fields.  To defeat this feature and leave the names in columns, separate the 
  678.   names by 1 or more numbers (without assigning the number in between), e.g. 
  679.   set First Name to 1, Last Name to 3, and don't assign anything to 2. 
  680.  
  681. o The Printing/Viewing Categories section allows you to create separate, 
  682.   logical groups within the database for assigning people.  These groups may 
  683.   have names such as Family, Business Acquaintances, or Christmas Card List. 
  684.   People may be assigned to zero or more (up to 5) groups for display.  This 
  685.   feature is intended to help you keep your data organized, and to allow you to 
  686.   do mass label, card, or phone book printing for any one group. 
  687.  
  688. o The Group to View section allows you to specify which group is curently the 
  689.   active one for viewing.  You may of course, select All to see all individuals 
  690.   regardless of their group membership. 
  691.  
  692. o In the event that you need more groups than 5, Itty-Bitty Black Book/2 fully 
  693.   recognizes the ability to have more than 1 database file.  The database 
  694.   filename is of the format *.ibb with its associated configuration in the form 
  695.   *.cnf (please do not attempt to modify the *.cnf file with an editor, if it 
  696.   somehow becomes corrupted just delete it, you will lose no data, just your 
  697.   preference settings). 
  698.  
  699. o Itty-Bitty Black Book/2 remembers the last database you were working on the 
  700.   last time you were in the program, and opens the most recently used database 
  701.   the next time the program is run.  To swap to a different database file use 
  702.   the File Open command to open a new database file. 
  703.  
  704.  
  705. ΓòÉΓòÉΓòÉ 28. Setup Dialing ΓòÉΓòÉΓòÉ
  706.  
  707. Determine if Pulse/Tone dialing method is used, set the COM Port to which the 
  708. modem is attached, set the speaker volume, set duration of dialing before 
  709. retry, set time between dialing retries, and set modem initialization strings. 
  710.  
  711. o The Dial select feature allows you to switch between Tone and Rotary/Pulse 
  712.   dialing.  Your telephone line and your modem must both support whichever 
  713.   method is chosen.  In the event that problems arise, check your modem 
  714.   documentation and ensure that your modem's non-volatile memory is setup with 
  715.   the correct parameters for your local phone system (it usually is). 
  716.  
  717. o The COM Port select feature allows you to tell the computer which port your 
  718.   modem is attached to.  If you select an incorrect port OS/2 will usually 
  719.   detect this when you attempt to dial and give you an appropriate error 
  720.   message. 
  721.  
  722. o The Speaker Volume pushbutton control allows you to either turn the speaker 
  723.   OFF or set it's volume.  This feature only works if your modem follows the 
  724.   Hayes command set specification. 
  725.  
  726. o The Dialing Duration allows you to specify the amount of time allowed for you 
  727.   to either pick up the phone or a BUSY indicator to come back from the modem. 
  728.  
  729. o The Time Between Dials specifies the amount of time between redial attempts. 
  730.  
  731. o The Modem Initialization String is useful if you wish to alter the 
  732.   configuration of your modem's preset settings, or if you require special 
  733.   settings for dialing.  This setting is normally not used, Itty-Bitty Black 
  734.   Book/2 assumes that your modem is Hayes-compatible and if so the software 
  735.   should have no problem controlling your modem without using this field. 
  736.  
  737. o The Dialing Prefix is the command string used to control your access method 
  738.   to the phone system, for instance many PBX systems require you to dial 9, to 
  739.   reach an outside line, this is where you would put the 9,. 
  740.  
  741. o The Dialing Suffix is the command string used to persuade your modem to 
  742.   relinquish control back to your telephone after dialing so it may be used for 
  743.   a voice conversation.  This is needed on some PBX systems, but will be a 
  744.   blank field for most people. 
  745.  
  746. Warning: In the event you get a nasty message from the operating system when 
  747. you attempt to dial, select Return Error Code to Program and Itty-Bitty Black 
  748. Book/2 will not terminate abruptly.  At this time you should go to Setup 
  749. Dialing and correct the Comm Port setting. 
  750.  
  751.  
  752. ΓòÉΓòÉΓòÉ 29. Setup Printing (Labels) ΓòÉΓòÉΓòÉ
  753.  
  754. Determine label making parameters and set printer port. 
  755.  
  756. o Labels may be up to 5 lines. 
  757.  
  758.    - The first line may be either Name, Title and Name, or Company. 
  759.  
  760.    - The second line may be either Name, Title and Name, Company, or Street 
  761.      address. 
  762.  
  763.    - The third line may be either Street address, Street Address Line 2, City, 
  764.      State, Zip, or Zip, City, State (this last choice is for our European 
  765.      friends who have different postal requirements, think of State as being a 
  766.      Nation-State and it should logically fit together). 
  767.  
  768.    - The forth line may be either Street Address Line 2, City, State, Zip, or 
  769.      Zip, City, State or Blank. 
  770.  
  771.    - The fifth line may be either City, State, Zip, or Zip, City, State or 
  772.      Blank. 
  773.  
  774. o The Left Margin setting allows you to tell the printer in which column to 
  775.   start printing your labels. 
  776.  
  777. o The Lines per Label setting tells the computer how many lines are printable 
  778.   on the label you are using.  This is necessary because labels come in many 
  779.   sizes and the computer has no way of knowing the label size unless you tell 
  780.   it. 
  781.  
  782. o The Letter Quality Mode setting is useful for establishing a higher quality 
  783.   print mode for some printers such as those using an Epson-compatible command 
  784.   set, this may not work for other printers, if your printing comes out odd 
  785.   then turn off this setting. 
  786.  
  787. o The LPT1 ... COM4 buttons are used to tell Itty-Bitty Black Book/2 which port 
  788.   the printer is attached to.  Should you select an incorrect port, 
  789.   unpredictable results may occur. 
  790.  
  791.  
  792. ΓòÉΓòÉΓòÉ 30. Setup Printing (Address Book) ΓòÉΓòÉΓòÉ
  793.  
  794. This is an extemely powerful feature of Itty-Bitty Black Book/2. It enables you 
  795. to print out an address book on paper (you must cut it to size) which has the 
  796. field placement and size of your choosing.  It does NO ERROR CHECKING.  In 
  797. order to get it right you will usually have to do this several times (don't get 
  798. frustrated), this is because of its total flexibility which enables you 
  799. complete control over your output. 
  800.  
  801. o The Line # column is used to establish multi-line addresses (or you can put 
  802.   just the fields you want on a single line). 
  803.  
  804. o The Column column is used to set where on each line you would like a specific 
  805.   field to begin printing, however it says nothing as to where a field ends 
  806.   (you must know your own data, this is what is sometimes frustrating). 
  807.  
  808. o If you do not want a specific field(s) printed, just leave a 0 in its Line # 
  809.   column, it will subsequently be ignored. 
  810.  
  811. o If you select Last Name to immediately follow First Name they will be 
  812.   concatenated together to form a natural looking name (they must be within 35 
  813.   columns of each other). If you do not like this effect reverse their order. 
  814.  
  815. o If you select State to immediately follow City they will be concatenated 
  816.   together to form a natural looking pair (they must be within 35 columns of 
  817.   each other). If you do not like this effect reverse their order. 
  818.  
  819. o Lines per page establishes how many lines are on each page before a formfeed 
  820.   is sent to your printer, this number should be some multiple of the total 
  821.   number of lines you are using to display each record, otherwise some records 
  822.   will be split between pages. 
  823.  
  824. o The Letter Quality Mode setting is useful for establishing a higher quality 
  825.   print mode for some printers such as those using an Epson-compatible command 
  826.   set, this may not work for other printers, if your printing comes out odd 
  827.   then turn off this setting. 
  828.  
  829. o The Print entry names at top of each page option is useful for creating a 
  830.   phonebook with similar data which is difficult to tell apart (such as various 
  831.   phone numbers).  This add column titles at the top. 
  832.  
  833. o The Autowrap comments feature is useful for when long comments are used.  The 
  834.   leftmost column does not effect the first line printed (that is done by 
  835.   comments column field), but only each succeeding line. This option is 
  836.   recommended to be checked because it also better control over what is 
  837.   printed. 
  838.  
  839. o The port selection feature effects only how address books are printed, ensure 
  840.   it is set to the correct port.  By asking which port your printer is attached 
  841.   to in several places it enables this software to use different printers for 
  842.   different tasks simultaneously. 
  843.  
  844. Suggestions: 
  845.  
  846. o Start around column 8 on each line to leave room to punch holes in the paper. 
  847.  
  848. o Indent lines after 1 to around column 15 so they show up as belonging to that 
  849.   record, assuming that you make the name the first item displayed on the first 
  850.   line. 
  851.  
  852. o Setup Sort Order before you print, otherwise you could get some very wierd 
  853.   results in the order that things are printed. 
  854.  
  855. o Setup Display before you print and select the group for display, it will be 
  856.   the same one printed, else you might find that your printed book is missing 
  857.   some people. 
  858.  
  859.  
  860. ΓòÉΓòÉΓòÉ 31. Setup Printing (Card File) ΓòÉΓòÉΓòÉ
  861.  
  862. This is an extemely powerful feature of Itty-Bitty Black Book/2. It enables you 
  863. to print out address cards on paper (you must cut them to size or locate pin 
  864. fed cards) which has the field placement and size of your choosing.  It does NO 
  865. ERROR CHECKING.  In order to get it right you will usually have to do this 
  866. several times (don't get frustrated), this is because of its total flexibility 
  867. which enables you complete control over your output. 
  868.  
  869. o The Line # column is used to establish multi-line addresses (or you can put 
  870.   just the fields you want on a single line). 
  871.  
  872. o The Column column is used to set where on each line you would like a specific 
  873.   field to begin printing, however it says nothing as to where a field ends 
  874.   (you must know your own data, this is what is sometimes frustrating). 
  875.  
  876. o If you do not want a specific field(s) printed, just leave a 0 in its Line # 
  877.   column, it will subsequently be ignored. 
  878.  
  879. o If you select Last Name to immediately follow First Name they will be 
  880.   concatenated together to form a natural looking name (they must be within 35 
  881.   columns of each other). If you do not like this effect reverse their order. 
  882.  
  883. o The Print labels prior to field names option is useful for creating a 
  884.   cardfile with similar data which is difficult to tell apart (such as phone 
  885.   numbers). 
  886.  
  887. o The Autowrap comments feature is useful for when long comments are used.  The 
  888.   leftmost column does not effect the first line printed (that is done by 
  889.   comments column field), but only each succeeding line. This option is 
  890.   recommended to be checked because it also better control over what is 
  891.   printed. 
  892.  
  893. o Lines per Card establishes how many lines are on each card.  If you get this 
  894.   number wrong then you will see "address creep" as successive cards are 
  895.   printed. 
  896.  
  897. o The Letter Quality Mode setting is useful for establishing a higher quality 
  898.   print mode for some printers such as those using an Epson-compatible command 
  899.   set, this may not work for other printers, if your printing comes out odd 
  900.   then turn off this setting. 
  901.  
  902. o The port selection feature effects only how Address Cards are printed, ensure 
  903.   it is set to the correct port.  By asking which port your printer is attached 
  904.   to in several places it enables this software to use different printers for 
  905.   different tasks simultaneously. 
  906.  
  907. Suggestion: 
  908.  
  909. o Setup Display before you print and select the group for display, it will be 
  910.   the same one printed, else you might find that your card file is missing some 
  911.   people. 
  912.  
  913.  
  914. ΓòÉΓòÉΓòÉ 32. Setup Printing (Envelopes) ΓòÉΓòÉΓòÉ
  915.  
  916. Determine envelope printing parameters. 
  917.  
  918. o The From:  field should contain your address exactly as you wish it placed on 
  919.   the envelope, no editing, adding commas, etc. is done to this field.  What 
  920.   you write is what you get. 
  921.  
  922. o The Font field displays your currently font, only outline fonts are used 
  923.   (this is so they can be sized and written on their side). 
  924.  
  925. o On the right side of the Font dropdown box, is a dropdown box containing 
  926.   point sizes of the font selected.  Only point sizes in the range of 8 to 32 
  927.   are available as it does not make sense to have fonts smaller than 8 pitch on 
  928.   an envelope (the mail delivery person would have a difficult time reading 
  929.   it), and a size larger than 32 tends to be very unwieldy. 
  930.  
  931. o To the right of the font size dropdown box are two check-boxes that you may 
  932.   use to select either Bold or Italics. Some fonts create a Bold font which is 
  933.   double wide when selected, you should be aware of this. A nice looking font 
  934.   combination to use would be some type of script font around size 14 with 
  935.   italics selected. 
  936.  
  937. o The Width & Height dropdown boxes allow you to select the approximate 
  938.   envelope size.  If your envelope is an in-between size simply select a 
  939.   slightly smaller size and you will just have larger margins on your envelope. 
  940.   To our metric speaking friends: there are approximately 2.54 centimeters to 
  941.   the inch, using an English ruler could simplify matters. 
  942.  
  943. o The Printer Queue dropdown box allows you to select the printer that you 
  944.   would like to print on (if more than one is available). 
  945.  
  946. o The To address may be up to 5 lines. 
  947.  
  948.    - The first line may be either Name, or Title and Name, or Company. 
  949.  
  950.    - The second line may be either Name, or Title and Name, or Company, or 
  951.      Street address. 
  952.  
  953.    - The third line may be either Street address, or Street Address Line 2, or 
  954.      City, State, Zip, or Zip, City, State (this last choice is for our 
  955.      European friends who have different postal requirements, think of State as 
  956.      being a Nation-State and it should logically fit together). 
  957.  
  958.    - The forth line may be either Street Address Line 2, or City, State, Zip, 
  959.      or Zip, City, State, or Blank. 
  960.  
  961.    - The fifth line may be either City, State, Zip, or Zip, City, State, or 
  962.      Blank. 
  963.  
  964. NOTE 1: This works best with laser printers, although it should work with most 
  965. dot-matrix printers you may find that it is more trouble than it is worth (Ever 
  966. try feeding an envelope through a dot matrix printer?  It tends to jam). 
  967.  
  968. NOTE 2: While something is in the print queue you cannot change which queue 
  969. envelope printing prints to, only the currently selected queue will display. 
  970.  
  971.  
  972. ΓòÉΓòÉΓòÉ 33. Setup Sort Order ΓòÉΓòÉΓòÉ
  973.  
  974. Changing the sort order for your data is easily accomplished by selecting Setup 
  975. Sort Order. In this window simply click on the the primary, secondary, and 
  976. tertiary keys (that is the most important sort criteria to least important) in 
  977. the window, and then select Accept. 
  978.  
  979. As an example, if you want to list people by the state they live in, the city, 
  980. and then alphabetize them by name select the following: 
  981.  
  982. o Select State as your Primary key 
  983.  
  984. o Select City as your Secondary key 
  985.  
  986. o Select Name as your Tertiary key 
  987.  
  988. Normally, Name would be selected as the primary key, usually the other keys 
  989. don't matter in this case because names tend to be unique. 
  990.  
  991.  
  992. ΓòÉΓòÉΓòÉ 34. Setup Registration Data ΓòÉΓòÉΓòÉ
  993.  
  994. Registration Data Setup is only used to register a paid user of Itty-Bitty 
  995. Black Book/2.  Once the software is registered the feature is grayed-out and no 
  996. longer reachable.  This is so you can't accidentally destroy your key. 
  997.  
  998. To register the software merely type in your name EXACTLY as written in the 
  999. license provided and type in the checksum EXACTLY as written.  Ensure there are 
  1000. no trailing spaces or it may give you an error message. 
  1001.  
  1002. For registration information see Help Register. 
  1003.  
  1004.  
  1005. ΓòÉΓòÉΓòÉ 35. Setup Multimedia Features ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1006.  
  1007. MultiMedia is the latest feature in Itty-Bitty Black Book/2. It enables you to 
  1008. liven up your phone book by inserting pictures, movies, or sound files along 
  1009. with the other data.  This feature could be used for storing rudimentary 
  1010. personnel records in a company (after scanning in the pictures), or merely 
  1011. storing pictures of your friends and family.  It could also be used to annotate 
  1012. records with voice messages from the individual, or to store a message about a 
  1013. specific record (assuming you have a sound card and microphone of course).  Be 
  1014. creative. 
  1015.  
  1016. Itty-Bitty Black Book/2 does NOT provide any multimedia tools, rather, it is 
  1017. MultiMedia Aware.  What this means is that it relies on other applications to 
  1018. perform the task required.  This also means a high degree of flexibility, you 
  1019. can choose the best of breed of the application you wish to use (be it sound or 
  1020. video), and Itty-Bitty Black Book/2 can feed that application the data to 
  1021. produce the desired effect.  Only native OS/2 Presentation Manager applications 
  1022. can be spawned as a child process and used by this program for MultiMedia 
  1023. effects. 
  1024.  
  1025. The Video File Directory entry should contain the full pathname of the 
  1026. directory where pictures are stored, it may contain up to 255 characters. 
  1027.  
  1028. The Sound File Directory entry should contain the full pathname of the 
  1029. directory where sound clips are stored, it may contain up to 255 characters. 
  1030.  
  1031. NOTE 1  If you use the Find button for either of these fields you must click on 
  1032. a file name within the desired directory to select that directory. 
  1033.  
  1034. NOTE 2  When you specify the video or sound file in the data entry/update 
  1035. screen it can only contain 32 characters.  This limit does not apply to the 
  1036. directory, just the filename.  This only works if the pathname is specified in 
  1037. the above fields.  If it is not then you are limited to 32 characters total for 
  1038. the path and filename. 
  1039.  
  1040. Following this is a set of 8 entry fields which allow you to associate 
  1041. multimedia players with filename extensions.  The extension should be exactly 3 
  1042. characters and be something like WAV, BMP, or other multimedia type.  The full 
  1043. pathname of the player including the extension should be included to the left 
  1044. of the appropriate multimedia extension. The Full Pathname of the multimedia 
  1045. player may be 255 characters long. 
  1046.  
  1047. NOTE 3  If you use a single asterisk * in an extension field then all 
  1048. unrecognized file types will default to the viewer with the asterisk.  This 
  1049. means that if you have an exceptionally good photo viewer which can view any 
  1050. type of file simply use that viewer and an asterisk in the extension field and 
  1051. it will work with all file types (that it can handle of course). 
  1052.  
  1053.  
  1054. ΓòÉΓòÉΓòÉ 36. Setup Print Registration Form ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1055.  
  1056. This feature is designed to make it easier to register the software. Merely 
  1057. select this from the menu and fill it out. 
  1058.  
  1059. The Name field is the name to mail the license to. 
  1060.  
  1061. The Name software should be registered in field can be a person's name or a 
  1062. company name, This is the name that will appear on the license 
  1063.  
  1064. The Company name field is useful if needed as part of the address. 
  1065.  
  1066. The Address field can contain up to 256 characters and can be multiple lines, 
  1067. what you type (exactly) is what you get (exactly). 
  1068.  
  1069. The Phone Number, FAX Number, and E-Mail Address fields are useful in the event 
  1070. I need to contact you in response to a question that you may have. 
  1071.  
  1072. The Where did you obtain this copy of IBB/2? field helps me to ensure that the 
  1073. latest version of the software is available where people such as yourself can 
  1074. find it. 
  1075.  
  1076. The # of copies field (1 to whatever) determines the number of licenses 
  1077. desired. 
  1078.  
  1079. The Floppy check box determines whether a copy of the software and license(s) 
  1080. is desired on floppy, or whether just the key should be sent (via letter). 
  1081.  
  1082. When everything is filled out the way you want it merely select Print to LPT1, 
  1083. Print to LPT2, or Print to Clipboard. The clipboard feature is useful if you 
  1084. wish to put the letter into a word-processor for some reason. 
  1085.  
  1086. Thank-you for registering! 
  1087.  
  1088.  
  1089. ΓòÉΓòÉΓòÉ 37. Help ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1090.  
  1091. Internet:  jjohnson@us.net 
  1092.  
  1093. Fidonet:  James Johnson@1:109/347 
  1094.  
  1095. Registered users may request help at a phone number provided by selecting Help 
  1096. Telephone Support. 
  1097.  
  1098. Note:  This feature is enabled upon software registration, it is the only 
  1099. disabled feature within Itty-Bitty Black Book/2 (If someone is to 
  1100. cheap/dishonest to pay for inexpensive good-quality shareware, then I am to 
  1101. cheap/busy to talk to them about it). 
  1102.  
  1103.  
  1104. ΓòÉΓòÉΓòÉ 38. Product information ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1105.  
  1106.                              Itty-Bitty Black Book/2
  1107.                                   Version 1.25
  1108.                              Copyright (C) 1993-1995
  1109.                                        by
  1110.                               James E. Johnson Jr.
  1111.                               All Rights Reserved.
  1112.  
  1113.                 Itty-Bitty Black Book/2 is shareware and must be
  1114.                           registered for continued use.
  1115.  
  1116.  
  1117. ΓòÉΓòÉΓòÉ 39. Mail-In Registration ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1118.  
  1119. Itty-Bitty Black Book/2 may be registered by mailing a check for $15 to: 
  1120.  
  1121.    James E. Johnson Jr. 
  1122.    6924 Vancouver Road 
  1123.    Springfield, VA 22152 
  1124.  
  1125. Upon registration you will receive a registration key which is your license to 
  1126. use both the current and all future versions of Itty-Bitty Black Book/2 
  1127. software.  This key turns off the encouragement to register when you exit 
  1128. Itty-Bitty Black Book/2 and turns on the Telephone Support switch. The $15 
  1129. registration does NOT include the software, just the license, the assumption is 
  1130. that you have downloaded the software previously from a BBS or other source. 
  1131.  
  1132. In the event you would like to receive the current version on floppy (and not 
  1133. just the key), please send $20 to the above address. Future versions of the 
  1134. software must be downloaded from your favorite BBS at your own expense. 
  1135.  
  1136.  
  1137. ΓòÉΓòÉΓòÉ 40. Online Registration ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1138.  
  1139. Itty-Bitty Black Book/2 may be registered by using your VISA or Mastercard 
  1140. online at the OS/2 Shareware BBS. 
  1141.  
  1142. The price is $15 and includes a single-user license for all future versions of 
  1143. this software, however no floppy is provided. 
  1144.  
  1145. Pete Norloff's OS/2 Shareware BBS contains a comprehensive collection of OS/2 
  1146. programs and information.  All the latest operating system patches from IBM as 
  1147. well as freeware and shareware programs from around the globe may be downloaded 
  1148. from the BBS 24 hours a day.  The system is connected to five computer networks 
  1149. offering conference areas on a large variety of OS/2 topics.  Currently the 
  1150. system has 18 telephone lines all operating on a single OS/2 PC.  The OS/2 
  1151. Shareware BBS is freely available to the public within limits. Subscriber 
  1152. access is also available.  The BBS can be reached at 703-385-4325. 
  1153.  
  1154.  
  1155. ΓòÉΓòÉΓòÉ 41. Shareware Concept ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1156.  
  1157. Shareware is the try it before you buy it concept of software marketing.  It is 
  1158. freely available by downloading it from various BBS's or one can easily and 
  1159. legally give a copy to a friend.  If you like the software and intend on 
  1160. continuing to use it after the trial period of typically 30 - 45 days, you are 
  1161. expected to register the software with the author.  Shareware is not freeware. 
  1162. It's continued use implies that it is a viable and needed tool. Registration 
  1163. encourages the author to enhance the software's features, making it a better 
  1164. tool for you the user, and also to create new software in the future. 
  1165.  
  1166.  
  1167. ΓòÉΓòÉΓòÉ 42. Telephone Support ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1168.  
  1169. Telephone Support is available to registered users.  The panel and phone number 
  1170. are grayed-out if the software is unregistered.  This is the only feature 
  1171. within Itty-Bitty Black Book/2 which is not available unless you are 
  1172. registered. 
  1173.  
  1174.  
  1175. ΓòÉΓòÉΓòÉ 43. Fields ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1176.  
  1177. Fields have a maximum length of 32 characters*. 
  1178.  
  1179. They may contain any combination of upper or lower case alphabetic characters, 
  1180. numbers or other printable characters such as #, *, %, etc.  What you type is 
  1181. what you get, there is no character conversion. 
  1182.  
  1183. Fields are larger than the box they are in on screen, the box size is 
  1184. irrelevant.  All fields within Itty-Bitty Black Book/2 are 32 characters 
  1185. regardless of the size allocated on screen. 
  1186.  
  1187. *The 2 exceptions to this are the e-mail address which has a maximum of 64 
  1188. characters, and comments which has a maximum of 256 characters. 
  1189.  
  1190.  
  1191. ΓòÉΓòÉΓòÉ 44. Records ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1192.  
  1193. Records are a conglomeration of fields. 
  1194.  
  1195. o They are made up of First and Last Names, and other information about an 
  1196.   individual or company. 
  1197.  
  1198. o If the record contains information about a company and not an individual, 
  1199.   then the Last Name field should contain the word Company or whatever type of 
  1200.   entity it is, with the First Name field containing the other information. 
  1201.   This will ensure a consistent data presentation for both display and printing 
  1202.   purposes. 
  1203.  
  1204. o When Adding or Modifying a record the Picture and Sound fields should contain 
  1205.   the filename of the multimedia effect desired. It may be a WAV, BMP or 
  1206.   whatever other type of multimedia file for which you have an appropriate 
  1207.   player. The field is only 32 characters wide and is intended only for the 
  1208.   filename of the multimedia file.  Use Setup Multimedia to establish the 
  1209.   proper relationships between file types and players. 
  1210.  
  1211. o If there is no information for a given field within a record, leave it blank, 
  1212.   there is no harm in doing so. 
  1213.  
  1214.  
  1215. ΓòÉΓòÉΓòÉ 45. Groups ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1216.  
  1217. A Group is a logical entity which is used to designate a subcategory within 
  1218. your Itty-Bitty Black Book/2 database. 
  1219.  
  1220. o A group would be such entities as Relatives, Friends, Co-Workers, Business 
  1221.   Contacts, Sunday School Class, or a Christmas Card List. 
  1222.  
  1223. o The purpose of using groups is to limit what is displayed on screen to a 
  1224.   single category of individuals to simply the database's usage. The groups are 
  1225.   also useful when printing labels, their usage allows you to print labels for 
  1226.   all members of a group. 
  1227.  
  1228. o You may select the All groups displayed feature to deal with the database as 
  1229.   a whole. 
  1230.  
  1231. o Both the group name and the active group may be set by using the Display 
  1232.   Setup function. 
  1233.  
  1234.  
  1235. ΓòÉΓòÉΓòÉ 46. Trademarks ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1236.  
  1237. The following are trademarks of their respective corporations: 
  1238.  
  1239. o Epson is a trademark of Epson International Corporation. 
  1240.  
  1241. o Hayes is a registered trademark of Hayes Microcomputer Products. 
  1242.  
  1243. o IBM, OS/2 and Presentation Manager are trademarks of the International 
  1244.   Business Machines Corporation. 
  1245.  
  1246.  
  1247. ΓòÉΓòÉΓòÉ 47. Select Directory ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1248.  
  1249. Select the desired disk drive by selecting the appropriate drive letter in the 
  1250. drop down box. 
  1251.  
  1252. Select the desired directory by double clicking on the desired directory. 
  1253.  
  1254. When the correct directory name is displayed at the top of the box select OK. 
  1255.  
  1256.  
  1257. ΓòÉΓòÉΓòÉ 48. Import ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1258.  
  1259. The Import function is responsible for bringing data into your Itty-Bitty Black 
  1260. Book/2 database from an outside source. The outside source may be either in a 
  1261. plain text ASCII format where the data is aligned in columns with no embedded 
  1262. special characters, or the data may be in a comma-delimitted (again straight 
  1263. ASCII) format. 
  1264.  
  1265. Import Comma Delimitted 
  1266.  
  1267. Import Column Formatted 
  1268.  
  1269.  
  1270. ΓòÉΓòÉΓòÉ 49. Import Comma Delimited ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1271.  
  1272. The Import Comma Delimitted feature is useful for bring data into your 
  1273. Itty-Bitty Black Book/2 database from another database. This is easily done by 
  1274. exporting your other database in comma delimitted format, and then having this 
  1275. application read that data in.  The field order of the file to be imported is 
  1276. unimportant to this program so long as you know what it is, merely give the 
  1277. field order of the file to be imported to the corresponding field in the import 
  1278. procedure.  For example, if LAST NAME was your first record element in the file 
  1279. to be imported, put a 1 by LAST NAME, if it were the fifth item in the record 
  1280. then put a 5.  Fields that are not used by Itty-Bitty Black Book/2 are just 
  1281. ignored in the file being imported. If a field in IBB is not present in the 
  1282. file being imported, then leave the corresponding value by it as 0 and it will 
  1283. receive blank values in your new database. 
  1284.  
  1285.  
  1286. ΓòÉΓòÉΓòÉ 50. Import Data in Columns (ASCII) ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1287.  
  1288. Importing data from a file where the data is in columns is a little more 
  1289. difficult than importing it Comma Delimitted and that method should be used if 
  1290. your data is available in that format. 
  1291.  
  1292. To import columns of data, first determine the character starting position of 
  1293. each element type (e.g. LAST NAME, HOME PHONE, etc), and the number of 
  1294. characters that field is wide (not the ending column).  Then fill in the blanks 
  1295. on the form and select IMPORT, this will allow you to choose the appropriate 
  1296. file.  If the data does not align properly there may be unprintable characters 
  1297. in your file being imported such as <TAB>s, just remove them with your favorite 
  1298. editor and try again. 
  1299.  
  1300. Fields in Itty-Bitty Black Book/2 which are not present in your file to be 
  1301. imported should be left with 0 in their starting position and also in their 
  1302. width field, they will then be ignored during the import. 
  1303.  
  1304. Fields which are present in your file being imported but not in Itty-Bitty 
  1305. Black Book/2 are harmless and will be ignored during the import procedure. 
  1306.  
  1307.  
  1308. ΓòÉΓòÉΓòÉ 51. Export ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1309.  
  1310. The Export function is useful for transfering data from your Itty-Bitty Black 
  1311. Book/2 database to an outside source. The outside source may be either in a 
  1312. plain text ASCII format where the data is aligned in columns in tabular format, 
  1313. or the data may be in a comma-delimitted format suitable to be transported to 
  1314. another database. 
  1315.  
  1316. Export Comma Delimitted 
  1317.  
  1318. Export Column Formatted 
  1319.  
  1320.  
  1321. ΓòÉΓòÉΓòÉ 52. Export Comma Delimited ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1322.  
  1323. The Export Comma Delimitted feature is useful for transfering the contents of 
  1324. your Itty-Bitty Black Book/2 database to another database. This is easily done 
  1325. by selecting Export Comma Delimited and then selecting the export order from 
  1326. your database to the new database format. 
  1327.  
  1328. For example, if LAST NAME was your first record element in the file to be 
  1329. exported, put a 1 by LAST NAME, if it were the fifth item in the record then 
  1330. put a 5.  If you do not wish to export a data element then put a 0 in it's 
  1331. field. 
  1332.  
  1333. In the event that any of the data fields you are exporting contains comma's "," 
  1334. they will be converted to semicolons ";" for export purposes. This is necessary 
  1335. so as not to create mal-aligned data in the program which will later import 
  1336. this data file (extra comma's would screw up the data). 
  1337.  
  1338. Please note that both Setup Display and Setup Sort Order will affect both what 
  1339. is exported and it's order. 
  1340.  
  1341. Warning: When you select EXPORT be careful not to select an existing file 
  1342. unless you wish to overwrite it, because once you select EXPORT (within the 
  1343. file select box), everything is exported and the existing file (which you 
  1344. selected) is overwritten (if it exists), if it does not exist then it is 
  1345. created. 
  1346.  
  1347.  
  1348. ΓòÉΓòÉΓòÉ 53. Export Columns of Data ΓòÉΓòÉΓòÉ
  1349.  
  1350. The Export Columns of Data feature is useful for transfering the contents of 
  1351. your Itty-Bitty Black Book/2 database to either a spreadsheet, a document to be 
  1352. imported by a word processor, or even just printed for an easily readable 
  1353. report. This is easily done by selecting Export Columns of Data and then 
  1354. filling in the blanks on the form. First determine the order of the data 
  1355. elements and fill that in on the left column on the form (if a data element is 
  1356. not desired in the output file then put a 0 in it's column), then fill-in the 
  1357. right column stating the data element's width (including spaces).  Then select 
  1358. Export, you'll be prompted for a data file name, after you enter it your 
  1359. exporting will be accomplished. 
  1360.  
  1361. If you leave the column width set to 0, then the computer will decide the 
  1362. minimum width needed to display all of your data in that field.  Therefore, 
  1363. unless you have a special requirement, leave the width field set to 0 on all 
  1364. columns and the computer will determine all field widths, this will produce the 
  1365. most aestetically pleasing report. 
  1366.  
  1367. If the column width which you specify is not wide enough to hold the elements 
  1368. in a given field then that element will be truncated at the specified character 
  1369. count. 
  1370.  
  1371. Please note that both Setup Display and Setup Sort Order will affect both what 
  1372. is exported and it's order. 
  1373.  
  1374. Warning: When you select EXPORT be careful not to select an existing file 
  1375. unless you wish to overwrite it, because once you select EXPORT (within the 
  1376. file select box), everything is exported and the existing file (which you 
  1377. selected) is overwritten (if it exists), if it does not exist then it is 
  1378. created. 
  1379.  
  1380.